Erfolgsgeschichte - Psychiatrische Dienste Aargau AG (PDAG)

Der Kunde

Die Psychiatrischen Dienste Aargau AG (PDAG) gewährleisten die psychiatrische Behandlung und Betreuung mit Notfalldienst und Krisenintervention für die Bevölkerung des Kantons Aargau. Die PDAG sind im Eigentum des Kantons Aargau und umfassen vier Kliniken mit spezifischen Angeboten für sämtliche Alters- und Patientengruppen. Für die PDAG arbeiten rund 1300 Personen in über 50 Berufen. Die PDAG sind Lehrspital der Medizinischen Fakultät der Universität Zürich und Ausbildungsstätte für Berufe im Gesundheitswesen. Mehr unter www.pdag.ch

Herausforderung Personalplanung in der Corona-Krise

Systemrelevante Infrastrukturen müssen in Krisensituationen wie der Corona-Pandemie zwingend aufrechterhalten werden. Das gilt im Besonderen für Institutionen im Gesundheitswesen wie die PDAG und stellt diese vor grosse Herausforderungen: Sie müssen ausreichend Personal bereithalten, um sowohl die Patientenversorgung im laufenden Betrieb zu gewährleisten, als auch flexibel auf neue Anforderungen reagieren zu können – etwa steigende Patientenzahlen durch eine Ausbreitung des Virus und damit verbunden zunehmende Fälle psychischer Erkrankungen oder Vorgaben seitens der Regierung zur Schaffung zusätzlicher Betten- und Personalkapazitäten für die Behandlung oder Isolation von Patienten.

Eine der Grundvoraussetzungen ist ein Überblick über die aktuelle Personalverfügbarkeit in sämtlichen Bereichen – von Pflege, Fachtherapien und Sozialdienst bis zur Verwaltung und Klinikleitung. Was zunächst einfach klingt, erweist sich in der aktuellen Krisenlage als echte Herausforderung, denn gefragt sind nicht nur die reinen Informationen darüber, wie viele der rund 1300 Mitarbeitenden wegen Urlaub oder Krankheit fehlen. Erforderlich sind auch detaillierte Informationen, wie Rena Ruhle, Applikationsverantwortliche PEP & HR Controlling bei den PDAG berichtet: „Die Geschäftsleitung muss für die Personalplanung unter anderem genau wissen: Wer ist arbeitsfähig, aber in Isolation oder muss sich zu Hause um die Betreuung seiner (gesunden oder kranken) Kinder kümmern – und wer davon kann per Homeoffice arbeiten? Wer ist an Corona erkrankt und wer aus anderen Gründen arbeitsunfähig? Davon hängt zudem auch ab, ob eine Lohnfortzahlung erfolgt, bezahlter Kurzurlaub, Überstunden abgebaut werden können oder unbezahlter Urlaub genommen werden muss – das sind ebenfalls wichtige Informationen für die Geschäftsleitung und das Controlling, um die Personalkosten im Blick zu behalten.“

Die eingesetzte Software für die Personaleinsatzplanung ist zwar um die Absence-Icons «Corona» und «Isolation» erweitert worden, um die Gründe für die Abwesenheit detaillierter erfassen zu können – aber die Auswertung der Daten, um Massnahmen ableiten zu können, war zu zeitaufwendig und fehleranfällig. Rund 3 Stunden täglich war Rena Ruhle damit beschäftigt, die Daten in Excel zu exportieren und analytisch aufzubereiten. „Zeit ist in Ausnahmesituationen wie die der jetzigen Pandemie Mangelware“, sagt Rena Ruhle. „Wir müssen schnell und zuverlässig sowohl auf Unternehmensebene als auch auf Ebene der einzelnen Kliniken abrufbar wissen, wo wir personell stehen. Nur so können wir erkennen, wo Engpässe drohen und gegensteuern – zum Beispiel Personal aufstocken durch die Einstellung zusätzlicher Kräfte oder die Umverteilung der Mitarbeitenden oder der Patienten zwischen den einzelnen Kliniken.“

Informatec realisiert in nur 2 Tagen Qlik Dashboard mit PEP-Daten

Rena Ruhle wollte eine Möglichkeit schaffen, diese Informationen automatisiert aus den im PEP-System hinterlegten Daten abzurufen, auszuwerten und leicht verständlich zu visualisieren. Die passende technologische Basis hatte die Klinikgruppe mit der Analyse- und Reportinglösung Qlik bereits seit einigen Jahren für das Human-Resources-Controlling im Einsatz. Es fehlte noch eine massgeschneiderte Applikation.

Für deren Entwicklung sorgen sollte der Schweizer BI-Experte und Qlik Elite Solution Provider Informatec – eine echte Feuertaufe für den BI- und Data Analytics-Dienstleister, der erst Ende Februar die Betreuung der Klinikgruppe in Sachen Business Intelligence mit Qlik übernommen hat. „Wir waren eigentlich noch gar nicht über mehr als einen ersten Kennenlern-Workshop hinausgekommen, als uns die Auswirkungen der Pandemie erreicht und sofortiges Handeln erfordert haben“, berichtet Rena Ruhle. Die Informatec-Experten mussten sofort zeigen, was sie können. Und das taten sie mit vollem Einsatz, wie Rena Ruhle bestätigt. „Sie haben wirklich alles stehen und liegen lassen, um uns zu helfen. Nach nur zwei Tagen stand die Applikation! Ich war wirklich begeistert, wie schnell und professionell Informatec unsere Anforderungen in eine Lösung umgesetzt hat.“