Erfolgsgeschichte - Universitäts-Kinderspital beider Basel (UKBB)

Der Kunde

Als eines der drei selbständigen Kinderspitäler der Schweiz spielt das Universitäts-Kinderspital beider Basel (UKBB) eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung der kantonalen, der regionalen und der überregionalen kinder- und jugendmedizinischen Versorgung. Pro Jahr werden rund 6'000 junge Patientinnen und Patienten stationär behandelt, 115'000 ambulant. Über 1’000 Mitarbeitende - darunter rund 240 Ärztinnen und Ärzte sowie 415 Pflegefachkräfte – kümmern sich um die pädiatrische Versorgung.

Gesundheitssystem im Umbruch

Das Schweizer Gesundheitssystem verändert sich rasant. Die Digitalisierung schreitet rasch voran und wird die nächsten Jahre massiv beeinflussen. Neue gesetzliche Vorgaben sowie der steigende wirtschaftliche Druck auf die Spitäler werden zu einer weiteren Konzentration der Krankenhäuser führen. In diesem Spannungsfeld befindet sich auch das Universitäts-Kinderspital beider Basel (UKBB), ein eigenständiges universitäres Kompetenzzentrum für Kinder- und Jugendmedizin sowie für Lehre und Forschung. 

Das UKBB möchte den Wandel im Gesundheitswesen aktiv mitgestalten und sich langfristig als starker Gesundheitsversorger und Forschungsstandort positionieren. Die Digitalisierung spielt dabei eine entscheidende Rolle. Dies gerade auch, wenn es darum geht, Patientinnen und Patienten in den Mittelpunkt zu stellen und gleichzeitig so effizient wie möglich zu arbeiten.  

MIS auf Basis von Qlik und SAP 

Das UKBB setzt seit 2018 auf ein Managementinformationssystem auf Basis von Qlik Sense. «Ausschlaggebend für die Wahl von Qlik waren die Flexibilität und Performance im Reporting sowie die Referenzbesuche, in denen wir Qlik Sense auch live im Einsatz sehen konnten», erinnert sich Robert Kopf, Controller und Stellvertreter Leitung Finanzen im UKBB. 

Ausgewertet werden Daten aus dem per Qlik Connector angebundenen SAP-System mit den Modulen FI-CO, IS-H und HR. Die Datenvisualisierung erfolgt in verschiedenen Reports; das Design ist Tab-orientiert, sodass Anwender in den Dashboards ähnlich wie auf Webseiten navigieren können.

Abgebildet wird das stationäre Reporting mit Informationen zu Pflegetagen, Austritten, der Bettenbelegung und der Verweildauer in Tagen sowie der jeweiligen Abweichung vom Vorjahr und dem Budget mit entsprechender Vorjahresabweichung. 

Das DRG-Reporting beinhaltet zehn verschiedene Dashboards zu Aspekten wie CaseMix, Austritten, Kodierungsstand, Liegeranalysen, fakturierten Fällen etc.

Die Applikation für das ambulante Reporting fokussiert sich auf die Summe der Taxpunkte, die Anzahl der Besuche sowie die Anzahl der Fälle. Zur Verfügung stehen ausserdem das Leistungsreporting sowie das Personalreporting, die nach demselben Prinzip zentrale Kennzahlen über ein Dashboard sowie weitere Informationen über verschiedene Datenblätter bereitstellen. 

Betrachtet werden können die Daten aller Reports aus verschiedenen Perspektiven wie Jahr, Zeitraum und Station, Fallnummer etc.

Mit Qlik Sense wurde zudem ein Rekole-konformer Kostenstellenbericht realisiert, in welchem Kostenarten und Leistungsmengen sowie statistische Kennzahlen und Einzelposten abgerufen werden können.

Das DRG-Kostenträgerreporting beinhaltet sowohl Darstellungen der DRG-Daten in rund 50 Dimensionen als auch Möglichkeiten, mit Fallinformationen angereicherte DRG-Daten auszuwerten.

Ein integriertes Handbuch sorgt dafür, dass sich die rund 50 Anwenderinnen und Anwender jederzeit informieren können, wie sie die Applikationen nutzen können. «Wir wollen transparent sein. Das bedeutet auch, dass wir die Zahlen bis auf wenige Ausnahmen jedem zur Verfügung stellen. Und dies ohne komplexes Berechtigungskonzept und in einer leicht und schnell konsumierbaren Form. Denn Ärzteschaft und Pflegepersonal sollen ihre Zeit in erster Linie für die Patientinnen und Patienten aufwenden können», sagt Robert Kopf.

Der Finanzbereich nutzt Qlik Sense für den Abruf von Kontoauszügen aus SAP für das Controlling Drittmittel-finanzierter Forschungsprojekte.

Umgesetzt hat UKBB das Projekt mit Informatec. «Überzeugt haben uns der klare Fokus von Informatec auf die Beratung und Umsetzung bedarfsgerechter Business-Intelligence-Lösungen – auch im Bereich Medizincontrolling – und die umfassende Qlik Expertise», sagt der Controller. «Ein weiterer Faktor war für uns zudem die räumliche Nähe: Wir wollten einen Qlik Partner, der auch physisch an unserer Seite ist.» 

Herausforderung Performancemonitoring 

In einem nächsten Schritt auf dem Weg zum «Digitally Driven Hospital» wollte das UKBB ein Kostenstellencockpit etablieren, welches das Leistungs- und Personalreporting intelligent zusammenführt, um die Performance in verschiedenen Bereichen zu überwachen und zu steuern. Denn Patientenorientierung bedeutet auch, wirtschaftlich zu agieren, um die verfügbaren Mittel bestmöglich im Sinne der Patientinnen und Patienten einzusetzen. «Unser Ziel ist es, Ressourcen effizienter zu nutzen», sagt Lukas Erb, CFO im UKBB. «Wir wollten bewusst die bereichsverantwortlichen Leistungserbringer – vor allem aus Ärzteschaft und Pflege – verstärkt in die Verantwortung für eine wirtschaftliche Leistungserbringung einbinden.»

Nach der Auftragserteilung durch den Verwaltungsrat definierten zunächst der CFO und das Controlling gemeinsam mit dem CEO, dem ärztlichen Direktor und einem spezialisierten Beratungsunternehmen ein System aus Produktivitätskennzahlen für die Leistungsmessung und die Zielsetzung in den verschiedenen Abteilungen.  

Anschliessend entwickelte das UKBB zusammen mit Informatec eine vorläufige, konzeptuelle Version eines entsprechenden Kennzahlencockpits in Qlik Sense und dann die Umsetzung der eigentlichen Lösung. Das Mockup von Informatec diente als Leitfaden während des gesamten Entwicklungsprozesses. Dadurch war sichergestellt, dass sowohl die Funktionen als auch das Design des Cockpits den Anforderungen des UKBB entsprechen. «Zudem haben wir das Cockpit in zwei Pilotbereichen getestet», ergänzt Robert Kopf. 

Performancemonitoring mit Kostenstellencockpit 

Nach rund sechs Monaten Entwicklungszeit wurde das Cockpit produktiv gesetzt. In einem Einstiegs-Dashboard stehen jetzt in einer Gesamtübersicht zentrale KPI für den ambulanten und für den stationären Bereich zur Verfügung. Filtern lassen sich die Daten nach dem Betrachtungszeitraum. Abgebildet werden für den ambulanten Bereich Taxpunkte – die in der Schweiz gängige Masseinheit für die Berechnung der Vergütung ambulanter Leistungen – und Minuten pro Vollzeitkraft (Full Time Equivalent / FTE), die Werte des Vorjahres und die entsprechende Abweichung sowie die vereinbarten Zielwerte und die Abweichung der Ist-Werte.

Im stationären Segment steht die Kennzahl ‹CM kalkulatorisch› im Mittelpunkt. Dazu erklärt Robert Kopf: «Die erbrachten Leistungen einer Station können mit den erbrachten Pflegetagen gemessen werden. Dabei bleiben aber Unterschiede in der Schwere der Krankheiten oder in den individuellen Bedürfnissen der Patientinnen und Patienten unberücksichtigt. Eine Person mit mehreren chronischen Erkrankungen und Komplikationen erfordert möglicherweise mehr Ressourcen und Behandlungen als eine Person mit einer einfachen Krankheit. Im Kostenstellen-Cockpit wollten wir auch den Schweregrad abbilden. Aus diesem Grund wird deshalb der CaseMix der jeweils behandelten Person in der Kennzahl CM kalkulatorisch mit einbezogen. Definiert ist die Kennzahl als Quotient aus dem CaseMix pro Pflegetag und dem Produkt aus den Pflegetagen dieser Fälle und den erbrachten Pflegetagen der jeweiligen Station.»

Dargestellt und verglichen werden der aktuelle kalkulatorische CaseMix pro Vollzeitkraft und der Vorjahreswert – jeweils für die Dimension Ärzteschaft und für die Dimension Pflege. Zudem wird der Zielwert mit Abweichung zum Ist visualisiert. 

Neben dem Gesamtüberblick bietet das Kostenstellencockpit über Detailblätter tiefere Einblicke und Analysemöglichkeiten. Dargestellt werden die Leistungen, die dafür notwendigen Inputfaktoren und die daraus resultierenden Kennzahlen. Betrachtet werden können die Kennzahlen und die Zielgrössen aus ärztlicher und pflegerischer Sicht für verschiedenen Zeiträume (Jahr, Monat, Quartal) und aus Perspektive der Leistungseinheit, der der Personalkategorie, der Verantwortungsbereiche wie Chirurgie, Orthopädie, Onkologie etc. und der Kostenstelle. Neben Vorjahres- und Zielvergleichen wird zudem die Fünf-Jahres-Entwicklung visualisiert, um eine Trendbetrachtung zu ermöglichen. Für eine schnelle Verständlichkeit sind die Zahlen grafisch in Form von Diagrammen aufbereitet.

Abgebildet werden beispielsweise die Anzahl der Besuche einzelner Patientinnen und Patienten, die Taxpunkte oder Minuten pro FTE und die Anzahl der FTE. Dargestellt werden zudem die Kosten pro Taxpunkt oder Minute sowie Personal- und Sachkosten – jeweils bis auf Kostenartenebene.

Analog dazu bietet die Detailsicht für den stationären Bereich Informationen zu den Pflegetagen und dem kalkulatorischen CaseMix pro FTE, die Anzahl der FTE sowie Personal- und Sachkosten insgesamt und pro kalkulatorischem CaseMix.

Abrufen können die verantwortlichen Leistungserbringenden zudem, wie viele FTE auf der Kostenstelle geplant waren, wie viel effektiv beansprucht wurden und welche Abweichungen vom Budget es gibt.

Transparenz und Steuerbarkeit 

Der grösste Mehrwert für das UKBB liegt in der neugewonnenen Transparenz für das Management und die Bereichsverantwortlichen aus Medizin und Pflege: Das Kostenstellencockpit ermöglicht nicht nur die Überwachung und die Kontrolle der Kostenentwicklung in den verschiedenen Abteilungen, sondern auch die gezielte Steuerung der Produktivität der einzelnen Bereiche. Um sicherzustellen, dass realistische und relevante Ziele gesetzt werden, die den Anforderungen und den Zielen des Spitals entsprechen, erfolgte die Zieldefinition durch das Management gemeinsam mit den Verantwortlichen der Leistungsbereiche. Durch die Visualisierung der Abweichung der Ist-Werte von vereinbarten Zielwerten pro Vollzeitkraft sehen die Bereichsverantwortlichen auf einen Blick, ob sie auf Zielkurs sind oder nicht. Über die Detailsichten können sie und das Management die Ursachen für Fehlentwicklungen sowie spezifische Stellschrauben identifizieren, um dieser Entwicklung entgegenzuwirken.

„Dadurch, dass wir die Bereichsverantwortlichen in die Zielfestlegung einbeziehen, können sie sich persönlich mit den Zielen identifizieren und sind motiviert und engagiert, diese Ziele auch zu erreichen», ergänzt Lukas Erb. «Durch ihre direkte Beteiligung in den jährlichen Gesprächen zur Rückschau und Neufestlegung der Ziele für das Folgejahr entwickelt sich ausserdem ein besseres Verständnis für die strategischen Prioritäten und Herausforderungen des Spitals. Wir arbeiten enger zusammen, um gemeinsam das UKBB zu einem der führenden universitären überregionalen Zentren für Kinder- und Jugendmedizin zu machen. Und das kompetent und menschlich.»

Hergeben möchte das Spital Qlik Sense nicht mehr, betont Robert Kopf. «Wir sind sehr zufrieden mit der Lösung und haben eine ganze Reihe an weiteren Projekten, die wir gemeinsam mit Informatec in den nächsten Jahren angehen möchten. Beispiele sind die Einbindung von PEP, Daten aus der Radiologie und dem Labor sowie OPS- und Anästhesiedaten aus unserem Krankenhausinformationssystem.“