Die Evolution von Excel und Power BI

Microsoft kündigte neue Funktionen für die bereits eingeführten verbundenen Tabellen in Excel-Tabellen und zukünftige Änderungen bei der Unterstützung von Excel-Dateien in Power BI-Arbeitsbereichen an.

Es gibt mehrere neue Möglichkeiten, Excel mit Power BI-Tabellen zu verbinden, aber auch ab Herbst 2023 werden einige Funktionen zur Verwendung von Excel-Arbeitsmappen in Power BI-Arbeitsbereichen nicht mehr verfügbar sein.

Schauen wir uns an, welche Möglichkeiten es gibt, Excel mit dem Power BI-Datenmodell zu verbinden.

Fügen Sie eine verbundene Tabelle in Excel ein

Eine neue Option zum Einfügen einer Tabelle wird für den Bereich „Power BI-Datensätze“ in Excel eingeführt. Es ermöglicht Benutzern, eine verbundene Tabelle direkt in Excel zu erstellen. Dies rationalisiert den Arbeitsablauf beim Hinzufügen von Daten und ist für mehr Excel-Benutzer benutzerfreundlicher.

Diese Option wird im Seitenbereich Power BI-Datensätze in Excel verfügbar sein:

Als Ergebnis wird eine Connect-Tabelle in das Arbeitsblatt eingefügt. Sie können die Daten aktualisieren, um die neuesten Daten zu erhalten. Sämtliche Datensicherheit wie Sicherheit auf Zeilenebene, Berechtigungen und Vertraulichkeitsbezeichnungen (Row Level Security) werden ebenfalls durchgesetzt.

Genau wie bei anderen Erfahrungen mit verbundenen Tabellen enthält die Arbeitsmappe eine Verbindung, die Sie über den Bereich „Abfragen und Verbindungen“ überprüfen und ändern können. Sie können die Abfrage sogar ändern, wenn Sie den Befehlstext auf der Registerkarte „Definition“ verwenden möchten.

Erstellen einer Verbindungsarbeitsmappe aus dem OneLake Data Hub

Microsoft beginnt außerdem mit der Einführung einer neuen Option zum Exportieren mit Liveverbindung (.xlsx) für die OneLake Data Hub-Erlebnisse.

Wenn Sie in Power BI zu einem Datensatz navigieren, können Sie im Seitenbereich „Tabellen“ eine Tabelle auswählen.

Im Menü „Exportieren“ ist die neue Option mit „Exportieren mit Liveverbindung (.xlsx)“ verfügbar. Dadurch wird eine verbundene Excel-Arbeitsmappe erstellt, die eine verbundene Tabelle anzeigt, wie wir oben gezeigt haben, oder mit der Funktion „Nach Excel exportieren“, wenn Sie einen interaktiven Bericht anzeigen.

Diese Erfahrung eignet sich hervorragend zum Erstellen neuer Abfragen, insbesondere für diejenigen, die nicht wissen, wie man DAX schreibt. Es gibt mehrere Einschränkungen, die man beachten soll:

• Die Option „Tabelle einfügen“ wird schrittweise für Excel Desktop-Benutzer bereitgestellt. Es wird nicht sofort in Excel für das Web verfügbar sein.
• Der Export mit Liveverbindung (.xlsx) wird für Power BI-Benutzer im Data Hub eingeführt.
• Die Spaltennamen in Excel können nicht geändert werden. Wenn Sie eine Aktualisierung durchführen, setzt die Abfrage die Spaltennamen auf die ursprünglichen zurück.
• Sie können die Abfrage in der Benutzeroberfläche nicht bearbeiten. Wenn Sie Änderungen vornehmen möchten, erstellen Sie am besten einfach eine neue Abfrage mit den gewünschten Einstellungen.

Änderungen an Herbst 2023

Was die Verwendung von Excel-Dateien im Power BI-Dienst betrifft, kündigt Microsoft die Einstellung einiger Funktionen für Excel-Arbeitsmappen in Power BI-Arbeitsbereichen an.

Die folgenden Funktionen von Excel-Arbeitsmappen in Power BI-Arbeitsbereichen werden sich ändern: 

Ab 29. September 2023:

• Das Hochladen lokaler Arbeitsmappen in Power BI-Arbeitsbereiche, Excel-Dateien, für die noch keine geplante Aktualisierung konfiguriert ist, ist nicht mehr zulässig
• Die Konfiguration der Aktualisierungsplanung und der Option „Jetzt aktualisieren“ für alle Excel-Dateien, für die noch keine geplante Aktualisierung konfiguriert ist, ist nicht mehr zulässig

Ab 31. Oktober 2023:

• Geplante Aktualisierungen und aktualisieren für vorhandene Excel-Dateien, die zuvor für die geplante Aktualisierung konfiguriert waren, sind nicht mehr zulässig
• Lokale Arbeitsmappen, die in Power BI-Arbeitsbereiche hochgeladen wurden, werden nicht mehr in Power BI geöffnet

Nach 31. Oktober 2023:

• Vorhandene lokale Arbeitsmappen aus Ihrem Power BI-Arbeitsbereich können heruntergeladen werden
• Sie können Ihr Excel-Datenmodell als Power BI-Datensatz veröffentlichen und die Aktualisierung planen
• Sie können Excel-Arbeitsmappen aus OneDrive- und SharePoint-Dokumentbibliotheken importieren, um sie in Power BI anzuzeigen

Was sollten Sie tun, wenn Sie von diesen Änderungen betroffen sind?

Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie zum Beispiel:

• Laden Sie lokale Arbeitsmappen herunter, veröffentlichen Sie sie erneut mit SharePoint oder «OneDrive for Business» und importieren Sie sie dann als Referenz in den Power BI-Arbeitsbereich.
• Veröffentlichen Sie für die geplante Aktualisierung und die Aktualisierung jetzt das Datenmodell aus der Excel-Arbeitsmappe als Power BI-Datensatz. Konfigurieren Sie dann die Aktualisierung für das Power BI-Dataset.

Die folgenden Funktionen werden weiterhin unterstützt:

• Ihre Arbeitsmappe wird nicht aus Power BI entfernt. Mit der neuen Download-Option können Sie alle lokalen Arbeitsmappen herunterladen, die Sie in Power BI-Arbeitsbereichen gespeichert haben.
• Sie können weiterhin Excel-Arbeitsmappen aus OneDrive- oder SharePoint-Dokumentbibliotheken in Power BI-Arbeitsbereiche hochladen.
• Sie können weiterhin Excel-Modelle als Power BI-Datensätze veröffentlichen und die Aktualisierung dieser Datensätze planen.

Es ist empfehlenswert, Power BI Desktop zum Importieren Ihrer Excel-Modelle zu verwenden, da dadurch das Datenmodell auf die neueste Version aktualisiert wird, die Ihnen die besten Erfahrungen bietet.

Was sollten Sie tun, wenn Ihre Excel-Arbeitsmappe von diesen Änderungen betroffen ist?

Verwenden Sie die Option „Excel-Datei herunterladen“, um alle lokalen Arbeitsmappen aus Ihren Power BI-Arbeitsbereichen herunterzuladen. Sie können sie erneut zu Power BI hinzufügen, indem Sie sie zunächst in «OneDrive for Business» oder einer SharePoint-Dokumentbibliothek (ODSP) speichern und dann die Arbeitsmappe von ODSP in den Arbeitsbereich importieren.

Sie können Ihre Excel-Datenmodelle als Datensatz in Power BI veröffentlichen, um die Aktualisierung für diese Datenmodelle im Power BI-Dienst, in Excel oder in Power BI Desktop zu konfigurieren. Es wird empfohlen, das Datenmodell vom Power BI-Dienst in den Power BI Desktop zu importieren und es dann als Datensatz zu veröffentlichen. Dies wird bevorzugt, da dadurch Ihr Datenmodell auf die neueste Version aktualisiert wird, die Ihnen die besten Erfahrungen bietet.

Um neue Arbeitsmappen zu erstellen, die mit dem Datenmodell in Ihrer Excel-Arbeitsmappe verknüpft sind, veröffentlichen Sie das Datenmodell zunächst wie oben beschrieben als Power BI-Datensatz. Anschließend können Sie in Excel Ihre Arbeitsmappe mit dem Datensatz verbinden.