Erfolgsgeschichte - BÄKO HANSA eG

Einführung von iVIEW Dataflow: Stabilisierung und Modernisierung der Datenprozesse

Die Wahl fiel auf iVIEW Dataflow, ein Modul der von Informatec entwickelten iVIEW-Lösung für Business Intelligence und Data Analytics im Qlik-Umfeld. Es unterstützt Unternehmen dabei, Daten aus unterschiedlichen Quellen zentral zu extrahieren, zu transformieren und für Analyse-Tools wie Qlik bereitzustellen. 

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«Für iVIEW haben wir uns letztlich auch aus Kostengründen entschieden – es bietet die benötigten Funktionen und ist zugleich eine der wirtschaftlicheren Optionen», ergänzt Anne Eschenbrücher.

BÄKO HANSA hatte das Ziel, die Lösung später eigenständig im Unternehmen zu betreiben. Um eigenes Know-how aufzubauen, buchte der Grosshändler eine zweitägige iVIEW-Schulung bei Informatec. Die Consultants führten das Team zunächst in die Einrichtung der Extraktionen ein. Anschliessend setzte BÄKO HANSA die bestehenden on-premises-Extraktionen Schritt für Schritt selbst in iVIEW um. Es folgte eine weitere Schulung zu den Transformationen, die ebenfalls rund einen Tag in Anspruch nahm. «Besonders positiv war der Support: Die Consultants von Informatec haben bei Fragen sehr schnell reagiert – meist innerhalb von ein bis zwei Stunden», so Anne Eschenbrücher.

«Anfangs bestanden die meisten Herausforderungen darin, die Funktionsweise des neuen Tools kennenzulernen», erinnert sich Anne Eschenbrücher. «Ich komme ursprünglich aus dem Bereich Data Engineering und Process Mining, Qlik und iVIEW waren für mich neu. Trotzdem konnte ich mich schnell einarbeiten. Wir sind zügig vorangekommen und konnten die Migration schrittweise erfolgreich umsetzen. Das lag auch an der guten Zusammenarbeit mit Informatec.»

Zu Beginn stand der Umbau der Extraktionsprozesse im Fokus, da diese zuvor noch auf dem lokalen Server liefen und häufig Fehler verursachten. Der Extraktionsprozess wurde mit iVIEW neu aufgebaut und in die Cloud verlagert, was zu einer deutlich stabileren Datenbereitstellung führte.

Bei der Transformation der Daten entschied sich das Team für ein vorsichtigeres Vorgehen. Bestehende Transformationen in Qlik-Skripten wurden nach und nach in iVIEW nachgebildet und parallel zu den alten Prozessen betrieben. Auf diese Weise liess sich sicherstellen, dass die neuen Tabellen und Datenflüsse korrekt implementiert waren und die Ergebnisse mit den bisherigen Prozessen übereinstimmten.

Auch die Anbindung der einzelnen Qlik-Apps an die neuen Datenquellen erfolgte schrittweise. So konnte BÄKO HANSA jederzeit die Konsistenz der Ergebnisse überprüfen und den laufenden Betrieb störungsfrei fortsetzen. 

Obwohl BÄKO HANSA iVIEW weitgehend eigenständig betreibt, holt sich das Team bei besonderen Anforderungen gezielt Unterstützung von Informatec, die BÄKO inzwischen auch als Qlik-Partner betreuen. Ein aktuelles Beispiel ist die Datenbereinigung in Verbindung mit Delta-Loads: Für die tägliche Datenverarbeitung nutzt BÄKO HANSA zwei Arten von Extraktionen: vollständige Full-Loads, die alle relevanten Daten seit dem 1. Januar 2022 neu laden, und effizientere Delta-Loads, die nur die seit dem Vortag hinzugekommenen Datensätze erfassen. Delta-Loads sparen vor allem bei sehr umfangreichen Tabellen, wie etwa den Verkaufspositionen mit über 42 Millionen Einträgen, erheblich Zeit.

In der Praxis zeigte sich jedoch ein Problem: Bestellungen können nachträglich geändert oder gelöscht werden – etwa, wenn ein Kunde die Menge anpasst oder eine Bestellung storniert. Solche Änderungen werden durch einen reinen Delta-Load nicht erfasst, da dieser nur neue Datensätze seit dem letzten Lauf lädt und bestehende Einträge nicht erneut überprüft. Dadurch kam es zu Abweichungen in den Auswertungen, beispielsweise bei Umsatz- oder Absatzzahlen. Um diese Inkonsistenzen zu vermeiden, stellte Informatec ein Template mit automatisierten Verarbeitungsschritten zur Verfügung, das BÄKO HANSA nun für diese Tabellen einsetzt: Jeden Morgen werden die kompletten Daten des Vormonats automatisch gelöscht und neu geladen.

Der Einsatz von iVIEW Dataflow brachte BÄKO HANSA deutliche Verbesserungen gegenüber der bisherigen Arbeitsweise mit Qlik-Skripten. Statt Daten aus der lokalen Umgebung per Qlik Data Transfer in die Cloud zu laden und anschliessend in verschiedenen Skripten weiterzuverarbeiten, können Extraktion und Transformation nun zentral in iVIEW umgesetzt werden. Das reduziert die Komplexität der Prozesse, erhöht die Stabilität und macht die Datenflüsse transparenter. Fehlerquellen, die zuvor an verschiedenen Stellen, wie dem lokalen Server, der Cloud-Transformation oder dem App-Skript gesucht werden mussten, werden so vermieden.

Die Vorteile zeigen sich besonders bei der Performance und der Verfügbarkeit der Daten. Früher standen die Daten für die Fachbereiche oft erst zwischen 9 und 10 Uhr morgens vollständig bereit. Heute sind sie gegen 6:30 Uhr verfügbar – ein entscheidender Vorteil für die vielen Mitarbeitenden im Einkauf, die ihren Arbeitstag schon um 6:30 Uhr beginnen und nun wesentlich früher auf aktuelle Informationen zugreifen können.

Ein weiterer Pluspunkt ist die Möglichkeit, in iVIEW Dataflow die Prozessschritte gezielt zu überwachen und zu optimieren. Für jeden einzelnen Schritt ist ersichtlich, wie lange er benötigt. Engpässe lassen sich leicht identifizieren und durch Parallelisierung beschleunigen – etwas, das mit den Qlik-Skripten in dieser Form nicht möglich war. Diese Transparenz erlaubt es dem Team, den laufenden Betrieb kontinuierlich zu verbessern und die Performance der Datenverarbeitung zu steigern.

Für die Wartung und Fehlerbehebung bietet iVIEW zusätzliche Vorteile. Besonders hilfreich ist die integrierte E-Mail-Benachrichtigung bei Fehlern: Tritt ein Problem auf, erhält das Team morgens sofort eine Mail mit dem betroffenen Prozessschritt und einem Auszug aus dem Log. So können Fehler wesentlich schneller lokalisiert und behoben werden. Früher fiel ein Problem oft erst auf, wenn sich Mitarbeitende im Lauf des Vormittags meldeten, dass die Daten nicht geladen wurden. Die Behebung verzögerte sich dann häufig bis in den Nachmittag. 

Die Einführung der iVIEW Library hat bei BÄKO HANSA entscheidend dazu beigetragen, Ordnung und Konsistenz in die Vielzahl der verwendeten Kennzahlen zu bringen. Früher wurden Variablen in Excel- und TXT-Dateien gepflegt – oft mehrfach und mit unterschiedlichen Berechnungen. Teilweise war dieselbe Kennzahl sogar drei Mal vorhanden, jeweils mit abweichender Definition. In einer der zentralen Excel-Tabellen waren über 3.000 Einträge enthalten, was die Verwaltung extrem unübersichtlich und fehleranfällig machte. Häufig fiel nicht auf, dass eine Variable bereits vorhanden war und wurde daher noch einmal hinzugefügt – manchmal sogar mit einer abweichenden Berechnungslogik.

Das führte zu Inkonsistenzen in den Apps und erschwerte es sowohl dem BI-Team als auch den Anwendern, sich auf die Daten zu verlassen. Ein besonders prägnantes Beispiel war die Umsatzkennzahl: In manchen Apps wurde der Umsatz nach Rechnungsdatum, in anderen nach Lieferdatum berechnet. Für die Fachbereiche war oft nicht erkennbar, warum die Zahlen voneinander abwichen, was zu Misstrauen gegenüber den Daten führte. 

Mit der iVIEW Library konnte BÄKO HANSA diese Mehrfachdefinitionen identifizieren, bereinigen und durchgängig einheitliche Regeln hinterlegen. Jetzt wird in den Apps beispielsweise transparent angezeigt, ob eine Kennzahl auf dem Rechnungs- oder dem Lieferdatum basiert. 

Durch diese Bereinigung konnte die Anzahl der in den Apps genutzten Variablen deutlich reduziert werden. Heute stehen weniger, aber einheitlich definierte Kennzahlen zur Verfügung, die konsistent, transparent und leichter zu warten sind. 

«In unserer grössten App hatten wir früher 1.118 Variablen geladen – viele davon wurden gar nicht genutzt. Heute sind es dank der iVIEW Library nur noch rund 250, und wir arbeiten deutlich effizienter und übersichtlicher», konkretisiert Anne Eschenbrücher.

iVIEW Dataflow und die iVIEW Library helfen BÄKO HANSA nicht nur dabei, bestehende Prozesse zu beschleunigen und zu stabilisieren, sondern auch langfristig Ordnung und Struktur in die BI-Landschaft zu bringen. Viele der bestehenden Qlik-Apps waren über die Jahre organisch gewachsen und enthielten redundante Variablen und unnötige Funktionen. Mit der Einführung von iVIEW konnte BÄKO HANSA nicht nur Altlasten bereinigen, sondern auch Prozesse etablieren, die verhindern, dass sich dieser Wildwuchs erneut einschleicht. Änderungen an Variablen wirken heute systemweit und nicht mehr nur in einzelnen Apps. Zudem wird bei neuen Anwendungen konsequent darauf geachtet, nur die wirklich benötigten Daten und Kennzahlen zu laden – ein wichtiger Schritt, um die BI-Umgebung nachhaltig schlank, performant und vertrauenswürdig zu halten.