Erfolgsgeschichte - Hortima AG

Der Kunde

Die Hortima AG gehört heute dank einem ständigen Wachstum zu den führenden Anbietern von Bedarfsartikeln für den Gartenbau, die Baumschulen, den Obst- und Weinbau sowie für die Forstbranche. Zu den Hauptprodukten gehören Holzprodukte, Container, Drahtwaren, Bewässerungssysteme sowie Pflanzenschutz und -pflege. Das 1972 als Familienbetrieb gegründete Unternehmen hat seinen Sitz in Hausen bei Brugg und beschäftigt über 30 Mitarbeitende. 

Kosteneffiziente und tiefgehende Datenanalyse 

Mit über 4.000 ständig verfügbaren Produkten bietet Hortima ein umfassendes Sortiment an Qualitätsprodukten rund um Pflanzen an – von der Felco-Klinge über den Bambusstab bis zum Container. Die Artikel werden in einem eigens entwickelten ERP-System verwaltet, das in einem eigenen Serverraum in einer Virtual-Machine-Umgebung betrieben wird.

Der Grosshändler für Baumschul- und Gartenbaubedarf hat bewusst auf eine Standard-ERP-Lösung verzichtet, um jederzeit auf Kundenwünsche wie Teillieferungen und kundenspezifische Rechnungsblöcke eingehen zu können und auch im Lager- und Retourenprozess effizient zu bleiben.

Noch mehr Effizienz der Geschäftsprozesse erhoffte sich Hortima durch eine umfassendere Auswertung steuerungsrelevanter Daten, so Peter Müller, Leiter Personal & IT der Hortima AG: „Über unseren ERP-Softwarepartner hatten wir bereits Zugriff auf kleine Finanzapplikationen. Diese boten jedoch nur grundlegende Einblicke wie Finanzberichte über Umsätze und Margen von Artikeln und Lieferanten. Es fehlte an der Tiefe und Flexibilität, um Daten zu korrelieren und komplexe Zusammenhänge zu analysieren.“ Darüber hinaus wollte Hortima Daten eigenständig analysieren, ohne einen externen Partner für die Entwicklung von Anwendungen einbeziehen zu müssen. 

Wichtig war Hortima bei der Suche nach einer entsprechenden Lösung, dass die Software leicht zu installieren ist, eine benutzerfreundliche Oberfläche hat und gut an die Bedürfnisse der Nutzerinnen und Nutzer angepasst werden kann. „Mit 30 Mitarbeitenden sind wir ein vergleichsweise kleines Unternehmen – trotzdem haben wir den Bedarf, datengetrieben zu steuern, aber mit einer Lösung, die für uns auch bezahlbar ist“, ergänzt Peter Müller.

Effektive Datennutzung zu überschaubaren Kosten 

Entschieden hat sich Hortima für den Einsatz von Qlik Sense SaaS und das Hosting der Lösung in der Qlik Cloud.

Überzeugt hat Qlik Sense SaaS mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche und leistungsstarken Visualisierungswerkzeugen, die es auch Benutzern ohne umfangreiche technische Kenntnisse ermöglichen, komplexe Datenanalysen durchzuführen. 

Ausschlaggebend für die Entscheidung waren zudem die geringen Investitionskosten: Da Qlik Sense SaaS auf einem Abonnementmodell basiert, müssen Unternehmen keine grossen Vorabinvestitionen für Softwarelizenzen tätigen, sondern zahlen stattdessen einen monatlichen oder jährlichen Abonnementpreis. 

Zudem ermöglicht es Qlik Sense SaaS kleinen Unternehmen, ihre Analyseplattform nach Bedarf zu skalieren. Sie können je nach Unternehmenswachstum problemlos Benutzer hinzufügen oder entfernen und die Rechenleistung entsprechend anpassen – ein Pluspunkt für Hortima in Sachen Zukunftssicherheit.

Da die Software in der Cloud gehostet wird, übernimmt Qlik die Verantwortung für Wartung, Updates und Sicherheitspatches. Das spart Hortima Zeit und Ressourcen. Zudem ist sichergestellt, dass die Software jederzeit auf dem neusten Stand ist.

Schnelle Implementierung 

Bei der Projektumsetzung wurde Hortima von dem Qlik Elite Channel Partner Informatec unterstützt. „Ich habe Informatec als sehr kooperativ erlebt“, betont Peter Müller. „Das Team hat unsere Bedürfnisse als kleines Unternehmen gut verstanden und einen Projektmodus gefunden, der inhaltlich wie finanziell zu uns passt. Informatec hat uns nicht nur bei der Implementierung der Lösung unterstützt, sondern auch aktiv dabei geholfen, die Anwendung besser zu verstehen und eigenständig damit umzugehen. Dieser Coaching-Ansatz hat dazu beigetragen, dass der Entwicklungsprozess äusserst effizient verlief. Sechs Wochen nach unserem initialen Workshop stand bereits die erste Anwendung. Heute entwickle ich die Anwendungen selbst weiter.“

An Qlik angebunden ist das auf einer PostgreSQL-Datenbank basierende ERP-System. Die Datenaktualisierung erfolgt täglich über Nacht. 

Die Hoheit über die Anpassung und Erstellung von Applikationen liegt bei Peter Müller. Der Input, welche Analysen gebraucht werden, kommt von den Mitarbeitenden und der Geschäftsleitung. Sie können wahlweise direkt auf Qlik Sense zugreifen oder erhalten die gewünschte Auswertung per Mail in Dateiform.

Visuelle Verkaufsauswertungen 

In Qlik werden beispielsweise der Absatz und der Umsatz abgebildet „Auszuwerten, welcher Artikel gut läuft und welcher schlecht, war früher eine echte Herausforderung“, erinnert sich Peter Müller. „Wir konnten die Absatz- und Umsatzzahlen zwar in unserem ERP-System sehen, aber nur auf Ebene des einzelnen Artikels – Um unser Sortiment zu überprüfen, mussten wir uns durch 4.000 Artikel einzeln klicken. Mit Qlik können wir mit Bubblecharts oder ähnlichen Visualisierungen auf einen Blick sehen, welche Produkte die stärksten Verkäufe und die grösste Marge haben, welche Artikel eine hohe Marge haben, sich aber schlecht verkaufen, oder umgekehrt.“

Sortimentsanalyse 

Genutzt wird Qlik auch für die Sortimentsgestaltung. Im Vordergrund steht neben der Frage, welche Neuheiten in das Sortiment genommen werden, welche Preise für die rund 4.000 Artikel festgelegt werden sollen. Bisher fehlte dem Produktmanagement bei der halbjährlichen Katalogerstellung die Möglichkeit, tiefer in die Daten zu schauen, um beispielsweise Preisentwicklungen in ihre Entscheidungen einzubeziehen. 

„Wir haben keine spezifische Wachstumsstrategie oder ein explizites Ziel zum Wachsen, da unser Wachstum organisch geschieht“, erklärt Peter Müller. „Dennoch sind wir aktuell an eine physische Kapazitätsgrenze gestossen. Umso wichtiger ist es, sicherzustellen, dass wir die richtigen Produkte führen. Also Produkte, die Bedürfnisse unserer Kunden optimal erfüllen. Entsprechend wichtig ist für uns die Sortimentsanalyse."

Lagerwertanalyse in Sekunden statt Stunden

Eine der Schlüsselanwendungen von Qlik bei Hortima ist die Lagerwertanalyse. “Als Grosshandel ist unser Kapital stark an das Lager gebunden, daher ist eine genaue Lagerbewertung für uns von entscheidender Bedeutung”, erläutert Peter Müller. „Früher wurde diese Analyse vom Geschäftsführer manuell durchgeführt, was stundenlange Arbeit bedeutete. Die Genauigkeit war anfällig für Fehler und Ungenauigkeiten waren keine Seltenheit. Heute haben wir die Möglichkeit, diese Analyse täglich auf tagesaktueller Basis durchzuführen. Unser Geschäftsführer kann die Informationen jederzeit in Sekundenschnelle abrufen und sicher sein, dass sie auf konsistenten, aktuellen Daten basieren.“

Zum Einsatz kommt Qlik zudem für die Analyse des Warenbestands, erläutert Peter Müller: „Unser Einkauf muss stets darauf achten, dass wir ausreichend Ware auf Lager haben. Über das ERP-System konnte in der Vergangenheit nur dann ein Einblick gewonnen werden, wenn der Mindestlagerwert für einen bestimmten Artikel unterschritten wurde. Mit Qlik Sense wird jetzt präzise analysiert, welche Artikel häufig auf null oder unter null fallen – und das nicht nur auf Einzelartikel- sondern auch auf Produkgruppenebene. Ausserdem können wir weitere Informationen einbeziehen, also zum Beispiel die letzten Verkaufszahlen, und daraus Erkenntnisse gewinnen, wann eine Aufstockung der Lagermengen sinnvoll ist.“

Transparenz über Produktivität und Auslastung

Im Personalbereich nutzt Peter Müller die BI-Lösung zur Analyse von Kennzahlen wie Fluktuation und Produktivität. „Wir haben in unserem Unternehmen bewusst auf Hierarchien verzichtet. Umso wichtiger ist es, anhand von Kennzahlen transparent zu machen, wie sich unser Personal entwickelt und ob wir in den verschiedenen Bereichen produktiv arbeiten. Mit Qlik ist das jetzt sehr einfach möglich.“

Der Personalleiter hat auch eine Auswertung erstellt, die die Gesamtauslastung zeigt. Auf tagesaktueller Basis wird abgebildet, wie viele Aufträge erfasst, wie viele abgeschlossen, wie viele Offerten erstellt und wie viele Reklamationen bearbeitet wurden. Durch diese Auswertung kann Hortima die Auslastung der Mitarbeiter überprüfen und entsprechend nachsteuern. „Wenn wir sehen, dass in bestimmten Bereichen die Arbeitslast zu hoch ist, können wir Massnahmen ergreifen, um die Effizienz zu steigern, sei es durch Optimierung der Prozesse oder durch die Einstellung zusätzlichen Personals“, so Peter Müller.

Optimierung der Kundenansprache

Aktuell modernisiert Hortima den Webshop. In diesem Zusammenhang hat Peter Müller eine Auswertung durchgeführt, die den Verlauf der verschiedenen Kontakt- und Bestellarten der letzten 10 Jahre zeigt. Dabei wurde deutlich, wie die Nutzung des Telefons im Laufe der Zeit abgenommen hat, während die Bestellungen über das Internet zugenommen haben. „Diese Erkenntnis hat uns noch einmal darin bestärkt, in einen besseren Webshop zu investieren, um den Bedürfnissen unserer Kunden auch in Zukunft gerecht zu werden.“

In Zukunft wird eine Kundenanalyse-Anwendung bereitstehen, mit der sich auf Ebene jedes einzelnen Kunden auswerten lässt, welche Artikel gekauft wurden, welcher Umsatz generiert wurde und wie sich Absatz und Umsatz im Zeitverlauf verändert haben. „Darüber hinaus werden wir unseren Kunden auf Wunsch Auswertungen zur Verfügung stellen“, so Peter Müller. „Beispielsweise, wenn diese sehen möchten, wie viele Artikel sie in den letzten Jahren gekauft haben, was sie dafür bezahlt haben und wie sich die Preise im Zeitverlauf entwickelt haben sowie welche Langzeitrabatte wir ihnen gewähren.“

Ergebnis - Höhere Analysefähigkeit, weniger Kosten

Durch den Einsatz von Qlik Sense hat Hortima ihre Analysefähigkeiten erheblich verbessert: „Wir gewinnen tiefere und wertvolle Einblicke in unser Lager und unsere Verkaufsstrategien, die wir als Grundlage für unternehmerische Entscheidungen nutzen“, bestätigt Peter Müller: Zudem hat die Data Analytics Lösung dazu beigetragen, Kosten zu sparen. „Früher hätten wir jede Auswertung über unseren Softwarepartner umsetzen lassen müssen, was mit erheblichen Mehrkosten verbunden gewesen wäre. Die Implementierung von Qlik hat nicht nur die Arbeitsbelastung reduziert, sondern auch unsere Kosten optimiert, da wir nun in der Lage sind, Analysen intern durchzuführen und unmittelbar auf die benötigten Informationen zuzugreifen.“ 

Der Einsatzbereich von Qlik bei Hortima wird weiter wachsen. Geplant ist zum Beispiel die bislang im ERP-System abgebildeten Auswertungen in Qlik Sense umzusetzen. Erstellt werden aktuell zudem ein Report der Umsatzentwicklung über die letzten zehn Jahre in der jeweiligen Fremdwährung und eine Auswertung, nach durchschnittlich wie vielen Tagen der Kunde bezahlt. Zudem wird die BI-Lösung in Zukunft stärker im Einkauf eingesetzt.