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Swiss Olympic

Swiss Olympic ist das Nationale Olympische Komitee und der Dachverband für den privatrechtlich organisierten Schweizer Sport. Zu den Mitgliedern zählen 76 nationale Sportverbände und 12 Partnerorganisationen, denen rund zwei Millionen Sporttreibende in rund 19’500 Vereinen angehören.


Swiss Olympic ist eine Non-ProfitOrganisation mit einem Jahresumsatz von rund 55 Millionen Schweizer Franken (Basis Budget 2017) und einem vielfältigen Aufgabengebiet. Dazu gehören die nachhaltige Förderung des Breiten- und Spitzensportes in Zusammenarbeit mit den Mitgliederverbänden, die Verankerung sportlicher Werte in der Gesellschaft, die Unterstützung erfolgreicher Teilnahmen an internationalen Wettkämpfen sowie die Organisation und Durchführung multisportiver Grossanlässe in der Schweiz.

Swiss Olympc - Haus des Sports
Swiss Olympic - AxView

Lösung im Überblick

  • Branche: Non-profit (Verband)

  • Abteilung: Finanzen

  • Region: Bern

  • Systemumgebung: ABACUS

  • Eingesetzte Technologie: iVIEW for ABACUS (AXview), Jedox

Ausgangssituation

Ineffizienten Rückstand wettmachen

Für die Krönung der sportlichen Leistungen mit einer Medaille müssen hinter den Kulissen zahlreiche Aufgaben bewältigt werden. Die Anforderungen sind insbesondere im administrativen Bereich hoch und aufgrund der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Interessensgruppen sehr anspruchsvoll. Hinzu kommt die Organisation Olympischer Missionen, wie zum Beispiel die Olympischen Spiele in PyeongChang 2018 sowie verschiedener Jugendspiele. Effiziente, transparente Geschäftsprozesse sind dabei oberstes Gebot. Bei der Finanzplanung, der Budgetierung und beim Monitoring bestand in Sachen Effizienz allerdings bis vor Kurzem noch Handlungsbedarf.

«Die Budgetierung erfolgte bisher auf der Basis von Excel-Tabellen, welche zwischen den Budgetverantwortlichen hin- und hergeschickt wurden.»

Für Daniel Schlapbach, Leiter Finanzen von Swiss Olympic, wäre eine Optimierung mit den damaligen Mitteln nicht möglich gewesen: «Die Budgetierung erfolgte bisher auf der Basis von Excel-Tabellen, welche zwischen den Budgetverantwortlichen hin- und hergeschickt wurden. Dabei konnten die Tabellen aufgrund der enormen Komplexität unserer Projekte schon einmal einen Umfang von drei vollen A3-Blätter erreichen. Trotz aller Sorgfalt waren Abweichungen und Versionskonflikte unvermeidbar. Damit verbunden war logischerweise ein grosser zeitlicher Aufwand für die Verwaltung und Kontrolle der Daten.»


Mit klarer Ansage am Start

Vereinfachen und optimieren lautete die Devise von Daniel Schlapbach. Gemeinsam mit dem Abacus-/AXview-Partner Axept und den JedoxSpezialisten der Informatec wurde die Ist-Situation analysiert und ein Lösungsvorschlag ausgearbeitet. Dieser sah vor, die Excel-Vorlagen durch eine zentrale Dateneingabe und -ablage abzulösen. Über Schnittstellen sollten Drittsystemen angebunden werden, und ein webbasierter Zugang den Anwendern die Verwaltung bzw. das Abrufen aktueller Finanzplanungsdaten ermöglichen. Personifizierte Zugriffsberechtigungen sollten dafür sorgen, dass die Informationen am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Um die Steuerung und Überwachung des Budgetierungsprozesses weitgehend zu automatisieren, wurde ein flexibles Workflow-Management benötigt. Selbstverständlich musste den Benutzern die Möglichkeit individueller Auswertungen über die jeweiligen Projekte geboten werden.


«Mit AXview verkürzen wir die Bearbeitungszeiten von Budget und Hochrechnung und erhöhen gleichzeitig die Aussagekraft. Damit verbessern wir die Aktualität und Qualität der Finanzplanung markant.»

Lösung

Dank Teamarbeit zum Erfolg

Nach einer sorgfältigen Bedürfnisabklärung, zu der auch die Definition der benötigten gewünschten Auswertungen gehörte, wurden die Details der künftigen Planungsprozesse in gemeinsamen Workshops spezifiziert. «Die Teamarbeit mit Axept Business Software und Informatec gab uns vom Start weg ein gutes Gefühl. Das Zusammenspiel von IT-Profis und unseren Super-Usern klappte hervorragend», blickt Daniel Schlapbach zurück. Die vereinbarten Meilensteine konnten während des gesamten Projekts eingehalten werden

«Mit Jedox haben wir ein massgeschneidertes Erfassungstool, welches jederzeit auf die aktuellen Daten im Abacus zugreift und uns so einheitliche Auswertungen liefert.»

Die effektive Umsetzung des Lösungskonzepts erfolgte auf Basis von Abacus als bestehende Finanzsoftware, mittels AXview als funktionale Erweiterung für Reporting und Kennzahlen sowie mit Jedox als System für die Datenerfassung. Die Gesamtlösung wurde von Swiss Olympic ausführlich getestet und an die Praxisbedürfnisse angepasst. Im Anschluss an die Vorbereitungen und Implementierung wurden alle Benutzer in der Anwendung von AXview und Jedox geschult, so dass nach der rund 10-monatigen Umsetzungsphase im September 2017 das Go-live erfolgen konnte.

Kein Ausruhen auf den Lorbeeren

Bereits für die Hochrechnung des dritten Quartals 2017 setzte Swiss Olympic auf AXview. Die Vorquartale wurden durch die Finanzabteilung nacherfasst. Spätestens für das Budget 2019 wird das System vollumfänglich die Excel-Vergangenheit ablösen. Schon heute ist man bei Swiss Olympic von der neuen Lösung begeistert, so Daniel Schlapbach: «Wir konnten den Standard des Dashboards praktisch unverändert übernehmen. AXview ist sehr anwenderfreundlich und bietet eine flexible Datenselektion. Die Akzeptanz bei den Benutzern ist sehr hoch, was auch auf die bedürfnisgerechte Beratung und Umsetzung durch Axept und Informatec zurückzuführen ist.» Dank Vorteilen wie Kostenstellenreporting auf Kostenartenebene, Mehrjahresberichte oder erweiterte Auswertungsmöglichkeiten von Planungszahlen ist Swiss Olympic bestens aufgestellt für die kommenden Grossanlässe. Dass die Daten jederzeit und überall zur Verfügung stehen, ist für Swiss Olympic besonders wertvoll. Vorerst will man mit AXview Praxiserfahrungen sammeln, bevor anschliessend das Potenzial für die Anbindung weiterer Applikationen, z.B. Zeiterfassung und CRM, genutzt werden soll.

«Wir konnten den Standard des Dashboards praktisch unverändert übernehmen. AXview ist sehr anwenderfreundlich und bietet eine flexible Datenselektion.»

Expertise Partner von Qlik Platinum VAR Partner von Jedox

 

Die Applikation

  • Axview Screen 1 Swiss Olympic
  • Axview Screen 2 Swiss Olympic
  • Axview Screen 3 Swiss Olympic
  • Axview Screen 4 Swiss Olympic

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