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Die Heilsarmee Schweiz als Kirche und soziale Non-Profit-Organisation hat sich zum Ziel gesetzt, das Evangelium von Jesus Christus zu predigen und menschliche Not zu lindern. In der Schweiz ist die Freikirche seit 1882 aktiv. Inzwischen ist die Heilsarmee mit 36 sozialen Institutionen und 56 Kirchgemeinden in der Deutsch- und Westschweiz breit vertreten und gehört zu den zehn grössten Spendenorganisationen in der Schweiz.

Bild Heilsarmee

Lösung im Überblick

  • Branche: Non-profit

  • Abteilungen: Fundraising, Second-Hand-Shop brocki.ch

  • Region: Bern

  • Systemumgebung: SQL-basierte Datenbank, Excel, Facebook, Google Analytics, Mailchimp, RaiseNow

  • Eingesetzte Technologie: QlikView, trueChart

  • Projektlaufzeit: 6 Monate

Ausgangssituation

Die Non-Profit-Organisation hatte sich im Bereich Fundraising zum Ziel gesetzt, den Umgang mit Daten zu Spendern und Spendenaktionen zu professionalisieren. „Bisher erfolgte die Generierung und Aufbereitung von Kennzahlen uneinheitlich und an verschiedenen Orten über eine Datenbank und diverse Excel-Lösungen“, erläutert Holger Steffe, Leiter Fundraising a.i., Stiftung Heilsarmee Schweiz. „Stattdessen wollten wir einen Ort schaffen, an dem alle Kennzahlen aufbereitet hinterlegt sind und von den Bereichsverantwortlichen unkompliziert abgerufen werden können.

Lösung

Um die richtige BI-Lösung zu finden, definierte die Heilsarmee zunächst eine Liste mit Anforderungen. Zu diesen zählte unter anderem die Anbindbarkeit beliebiger Datenquellen und die Verfügbarkeit grafischer Elemente für die Datenvisualisierung. Wert legte die Non-Profit-Organisation zudem auf ein dediziertes Berechtigungskonzept, um genau zu steuern, wer auf welche Daten zugreifen darf. „Ein ganz wichtiger Faktor war auch die Möglichkeit, Zahlen zu kommentieren“, ergänzt Steffe.

Auf die Shortlist schafften es schliesslich drei Lösungen. „Wir haben dann lokale Partner gesucht, die das jeweilige Tool mit uns implementieren könnten und diese zu einem Proof of Concept eingeladen. Wir wollten bei uns vor Ort sehen, was die Lösung kann und wie das Verständnis des IT-Dienstleisters für uns als Non-Profit-Organisation ist.

Zu den Aufgabenstellungen an die Dienstleister gehörte die Erstellung einer Balanced Scorecard auf Basis vorgegebener Kennzahlen und grafischer Elemente sowie die Umsetzung einer Aktionsanalyse mit Jahresvergleich über die letzten fünf Jahre.

Den besten Eindruck machte Informatec mit der Lösung QlikView. Der in Basel ansässige IT-Dienstleister ist Spezialist für Business-Intelligence-Lösungen. Als Qlik Elite Solution Provider realisiert Informatec Projekte auf Basis von QlkView und Qlik Sense. Im Fokus stehen insbesondere anspruchsvolle kleine und mittlere Unternehmen sowie Grosskunden.

Nach sechs Monaten konnte die Fundraising-Applikation produktiv genutzt werden. „Wir haben einiges an Vorlauf benötigt, um die Daten in der gewünschten Form und Qualität bereitzustellen. Ursächlich war der erhöhte Koordinationsaufwand zwischen den verschiedenen Anbietern unserer IT-Systeme. Unter anderem kommt eine Fundraising-spezifische auf SQL basierte Datenbank zum Einsatz. Das hat zwar Zeit in Anspruch genommen, uns aber enorm dabei geholfen, unsere Daten besser zu verstehen und auch Datenqualitätsprobleme zu erkennen und zu bereinigen“, betont Steffe.

Die gewünschten Kommentierungen der Spendenaktionen ermöglicht das Add-on trueChart. Die QlikView-Erweiterung stellt alle relevanten Geschäftsvorfälle in dynamischen Strukturen aussagekräftig nach den International-Business-Communication-Standards (IBCS ehemals HICHERT® SUCCESS) dar. Analysen lassen sich einfach verknüpfen und zentral steuerbare Kommentierungen einfügen, die wiederum mit allen Applikationsbestandteilen beliebig verknüpft werden können.

Mit der Unterstützung bei der Datenmodellierung und der Applikationsentwicklung durch Informatec ist Steffe sehr zufrieden: „Sowohl das fachliche Know-how als auch das Verständnis für uns als Fundraiser sind für uns enorm wichtig. Ein- bis zweimal im Monat sprechen wir uns ‚live‘ oder in Remote-Sitzungen ab.“

Einsatzbereiche und Nutzen

Genutzt wird QlikView von rund 40 Mitarbeitenden der Abteilung Fundraising und den zur Heilsarmee gehörenden Second-Hand-Shops brocki.ch

Über die Fundraising-App werden Daten zu über hunderttausend Spendern sowie den jährlich etwa 15 Aktionen analysiert. Dazu gehören Stammdaten wie die Adresse sowie Informationen, wann wer wie kontaktiert wurde – etwa mittels eines Spendenaufrufs per Brief oder per Magazin. Wie hat welche Aktion performed? Wie viele Spender haben wir neu gewonnen? Wie viele Spender haben wir zurückgewonnen? Das sind typische Fragestellungen, auf die die Heilsarmee jetzt Antworten findet.

Abgebildet werden sämtliche relevante Einnahmezahlen, eine Balanced Scorecard sowie alle Direct Marketing Aktionen. Ausserdem beinhaltet die Anwendung eine Übersicht über die Rückmeldungen der Spender „Wir haben einen Spenderservice, über den alle eingehenden Anfragen von Spendern innerhalb von 48 Stunden per E-Mail, Brief oder Telefon beantwortet werden“, erläutert Steffe.

Über eine Saisonkurve wird angezeigt, ob die Einnahmeziele erreicht werden „Wir haben jedes Jahr ein bestimmtes Einnahmeziel, das wir bis zum 31.12. erreicht haben wollen. Aus den vergangenen Jahren wissen wir, wie sich diese Einnahmen monatlich verteilen. Über die Saisonkurve können wir also beispielsweise schauen, wie viel Prozent der Einnahmen wir im März erreicht. Sehen wir dann eine negative Abweichung, können wir mit einer zusätzlichen Aktion gegensteuern und die Geschäftsleitung informieren, dass es eng werden könnte“, sagt Holger Steffe.

Zudem ist inzwischen das QlikView-basierte Reporting der schweizweit rund 20 Second-Hand-Läden (brocki.ch) der Heilsarmee produktiv.

Durch den Einsatz von QlikView profitiert die Heilsarmee von einem wesentlich geringeren Aufwand für die Datenaufbereitung: „Für einige Auswertungen haben wir früher jeden Monat eine Stunde gebraucht, heute sind es wenige Sekunden“, verdeutlicht Steffe. Gestiegen ist durch die Verfügbarkeit einer konsistenten Datenbasis (Single Source of Truth) auch die Datentransparenz und -qualität. „Sehr hilfreich ist für mich die Möglichkeit, Kennzahlen über trueChart zu kommentieren“, ergänzt Steffe. „Wir konservieren damit Wissen über die reinen Zahlen hinaus, auf das wir jederzeit zugreifen können und das es uns ermöglicht, unsere Aktionen und Prozesse weiter zu verbessern.“

Zukunft

Die Heilsarmee kommuniziert im Wesentlichen per Brief mit ihren Spendern – was der Tatsache geschuldet ist, dass die Spender durchschnittlich 60 Jahre und älter sind. Parallel positioniert sich die Non-Profit-Organisation über verschiedene Aktivitäten in den in den jüngeren Alterssegmenten. „Wir bewirtschaften zunehmend Social-Media-Kanäle, zum Beispiel Facebook“, berichtet Steffe. „Natürlich fallen auch hier wertvolle Daten an, die wir mit QlikView auswerten wollen. Aktuell entwickeln wir hierzu eine entsprechende Applikation. Die Anbindung an Facebook, Google Analytics sowie ein Online-Zahlungstool haben wir bereits realisiert.“

 

Success Story Heilsarmee (PDF)