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Der Kunde

Packimpex entwickelt massgeschneiderte, innovative Relocation-Lösungen für internationale Unternehmen und Privatkunden. Der 1977 gegründete Relocationserviceanbieter ist mit zehn Niederlassungen in der gesamten Schweiz sowie mit einer Niederlassung in Deutschland vertreten und beschäftigt rund 300 Mitarbeitende. Zu den Kunden des in Thörishaus / Bern ansässigen Unternehmens zählen über 60 Prozent der Schweizer top 100 Firmen. Betreut werden diese in den Bereichen Relocation, internationale Umzüge, temporäre Unterbringung sowie Immigration.

Zur Geschäftsphilosophie der Packimpex gehört es, durch die fortwährende Entwicklung von IT-Lösungen und anderer Technologien ihre Effizienz und ihren Mehrwert bei den Stakeholdern fortlaufend zu steigern.

Packimpex - Bild 1
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Lösung im Überblick

  • Branche: Dienstleistungen

  • Abteilung: Vertrieb und Finanzbuchhaltung

  • Region: Thörishaus/Bern

  • Datenquellen: Jet Reports aus Mictrosoft Dynamics, CRM-Branchensoftware Moveware, Crystal Reports

  • Eingesetzte Technologie: QlikView

  • Projektlaufzeit: 4 Wochen

Ausgangssituation

Bislang nutzte Packimpex Jet Reports für die Auswertung von Finanzzahlen wie Umsatz, erwartetem Umsatz und Cash-Flow aus Microsoft Dynamics NAV. Daten aus der für die Auftragsdatenerfassung und Rechnungserstellung eingesetzten CRM-Branchensoftware Moveware wurden per Crystal Reports analysiert. Auswertungen zu Kunden über mehrere Länder bzw. Einzelgesellschaften waren so gut wie gar nicht möglich, weil die Daten so stark aufgefächert hinterlegt waren, dass sie nicht mehr zusammengeführt werden konnten.

Schon allein Auftrag und Finanzbuchhaltung miteinander zu verknüpfen, war eine manuelle Sisyphos-Arbeit“, erläutert Fabian Gfeller, IT-Leiter, Packimpex Ltd. „Der manuelle Aufwand war enorm, weshalb die Reports nicht täglich sondern wöchentlich, monatlich oder sogar nur quartalsweise erstellt wurden. Wir wollten mehr Aktualität, Transparenz und weniger Aufwand für die Erstellung von Analysen und Reports. Des Weiteren war es uns wichtig, die Auswertungen mehr Personen zur Verfügung stellen zu können. Insoweit sollte sich die neue Lösung durch eine einfache Bedienbarkeit auszeichnen.

In diesem Zusammenhang wollte der Relocationserviceanbieter die Transparenz und Effizienz der Unternehmensinformationen und –Prozesse mittels einer Business-Intelligence-Lösung erhöhen. Eingeführt werden sollte ein unternehmensweites Managementreportingsystem, mit dem alle Themen rund um den Kunden auf Basis tagesaktueller Daten aus sämtlichen Quellsystemen abgebildet werden können.

 

Lösung

Im Rahmen einer ausführlichen Evaluationsphase prüfte der Relocation-Spezialist diverse Lösungen. Unter anderem liess sich Packimpex die Data Discovery Lösung QlikView im Live-Einsatz bei einem grossen Schweizer Energieunternehmen zeigen – und war beeindruckt.

„Die einfache Anbindbarkeit beliebiger Datenquellen, die unkomplizierte Administrierbarkeit und der hohe Benutzerkomfort haben uns so gut gefallen, dass wir im Rahmen eines Seeing-is-believing-Workshops testen wollten, ob QlikView auch die Lösung für unsere Reportinganforderungen ist.“, erläutert der IT-Leiter.

In Sachen Partnerwahl vertraute Packimpex ebenfalls auf die guten Erfahrungen des Energieunternehmens und beauftragte die Informatec mit der Durchführung des SIB-Workshops. Die in Muttenz ansässige Spezialistin für die Beratung und bedürfnisorientierte Umsetzung von Business-Intelligence-Lösungen durfte ihr Können mit der Umsetzung einer anspruchsvollen Aufgabe unter Beweis stellen: Um die Datenqualität zu erhöhen, sollte ein Datenmodell entwickelt werden, das die customer-corporate-Beziehung über alle Quellsysteme hinweg herstellt.

Und die Herausforderung meisterte Informatec mit Bravour, wie Gfeller bestätigt: „Innerhalb von wenigen Stunden haben sie Daten aus der Auftrags- und der Buchhaltugssoftware über die Auftragsnummer verknüpft. Erstmals konnten wir ohne von Hand eingreifen zu müssen die Umsatzahlen Kunden oder Kundengruppen zuordnen, abrufen, was der erwartete Umsatz ist oder ob wir unser Budget eigehalten haben. Und wir konnten bereits sehen, dass es auch möglich ist, Umsätze und Aufträge auf verschiedenen Ebenen automatisiert zu analysieren. Zum Beispiel auf Ebene Kunde gesamt, pro Einzelgesellschaft des Kunden, pro Standort des Kunden, pro Sales-Mitarbeiter etc.“

Auch im weiteren Projektverlauf überzeugte die QlikView-Expertin mit Finanzwissen, der schnellen Einarbeitung in Branchenspezifika sowie hoher Reaktionsgeschwindigkeit auf neue bzw. geänderte Anforderungen: Informatec setzt dazu auf agiles Projektmanagement mit der Scrum-Methode. Durch kurze aufeinanderfolgende Entwicklungszyklen und die Fokussierung auf die unmittelbar wichtigsten Features ist die notwendige Flexibilität gewährleistet, um auf Anforderungsänderungen zu reagieren und gleichzeitig effizient zu bleiben. Pluspunkte gab es darüber hinaus für die Einhaltung des geplanten Budgets.

Einsatzbereiche und Nutzen

Innerhalb weniger Wochen konnte die Umsatzanalyseapplikation in den Produktiv betrieb gehen. Inzwischen bildet das QlikView-Dashboard drei weitere Analysebereiche ab: Dazu gehört eine Initiation-Applikation für die Auswertungen von Daten von der Offerte bis zum Auftrag. Wie viele Aufträge wurden offeriert, wie viele wurden gewonnen? Wie viele Aufträge kommen pro Tag rein? Welche Art von Aufträgen? Welches Geschäftsfeld ist betroffen? sind typische Fragestellungen, die mit dem Dashboard auf Knopfdruck beantwortet werden können.

Abrufbar sind zudem Analysen der Online-Kundenfragebögen auf Basis von CSS-Daten aus einer externen Datenbank. „Eines unserer obersten Unternehmensziele ist die Kundezufriedenheit. Mit der neuen QlikView-Applikation ist es für uns jetzt sehr einfach zu sehen, ob wir die von uns gesetzten Qualitätsstandards auch einhalten bzw. wo wir gegebenenfalls steuernd entgegenwirken müssen – und das pro Kunde, pro Unternehmen und auch pro Mitarbeiter, erläutert Gfeller.

Um Qualität geht es auch in der Claim-Applikation, über die bei einem Umzug entstandenen Schäden analysiert werden „Wenn wir zum Beispiel feststellen, dass über einen bestimmten Partner vermehrt solche Claims ausgelöst werden, können wir den Partner darauf hinweisen und gemeinsam Korrekturmassnahmen ergreifen“, so der IT-Leiter. Zusammenhängend mit dem Claim-Reporting konnte Packimpex auch internes Schulungspotential aufdecken und gezielt Schulungen anbieten.

Rund 25 Mitarbeitende nutzen das QlikView-Dashboard inzwischen und sind durchweg sehr zufrieden, wie der IT-Leiter bestätigt: „Wir bekommen ausgesprochen positives Feedback von den aktuell rund 25 Nutzern – sowohl was die einfache Nutzbarkeit, die neu gewonnene Informationstransparenz als auch die Zeitersparnis anbelangt.“

Die Erstellung des Customer Feedback Reports dauerte früher fünf Stunden und wurde aufgrund der Komplexität nur quartalsweise umgesetzt. Mit QlikView kann dieser Report nun täglich innerhalb einer Minute abgerufen werden. Ausserdem ist eine detailtiefere Analyse bis auf die Ebene einzelner Tage, Standorte, Personen, Unternehmen und Scores möglich.

Der Aufwand für die bisher nur monatlich verfügbaren Initiationen und Claim Reports reduzierte sich von 30 Minuten bzw. zwei Stunden auf eine Minute.

Zusätzlich wurde die BI-Lösung mandantenfähig gemacht, so dass sie auch von der deutschen Niederlassung in Eschbach und der Partnergesellschaft Hello Switzerland AG – Betreiberin der gleichnamigen Relocation-Informationsplattform – genutzt werden kann.

Zukunft

Künftig soll das QlikView-Dashboarding ausgebaut werden. Geplant sind sowohl Neuentwicklungen von Applikationen im Bereich Operations als auch eine Erweiterung bestehender Anwendungen.

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  • „Eines unserer obersten Unternehmensziele ist die Kundezufriedenheit. Mit der neuen QlikView-Applikation ist es für uns jetzt sehr einfach zu sehen, ob wir die von uns gesetzten Qualitätsstandards auch einhalten bzw. wo wir gegebenenfalls steuernd entgegenwirken müssen – und das pro Kunde, pro Unternehmen und auch pro Mitarbeiter.“

    - Fabian Gfeller, IT-Leiter, Packimpex Ltd.

  • Fabian Gfeller

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