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Der Kunde

Die zur weltweit tätigen französischen Veolia-Gruppe gehörende Valorec Services AG ist auf umweltverträgliche industrielle Dienstleistungen sowie Beratung spezialisiert. Mit seinen über  330 Mitarbeitenden entlastet der 2001 gegründete Umweltdienstleister Unternehmen der chemischen und pharmazeutischen Industrie durch das effiziente Management von Energien und Sonderabfällen sowie das Aufbereiten und Umschlagen von Lösungsmitteln. Zudem stellt das an vier Industriestandorten im Pharma-Chemie-Cluster Basel ansässige Unternehmen verlässlich den Betrieb und die Instandhaltung von Anlagen seiner Kunden sicher.

Bereits seit 2012 setzt die Valorec Services AG auf die Data-Discovery-Lösung QlikView, wenn es darum geht, aussagekräftige Energie- und Abfallstatistiken aus Datenquellen wie SAP®, SQL-Datenbanken sowie Excel zu erstellen und für Kunden verfügbar zu machen. Rund fünfzehn Applikationen sind inzwischen produktiv im Einsatz.

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Lösung im Überblick

  • Branche: Dienstleistung (Abfall- und Energiemanagement)  

  • Abteilungen: Controlling, Einkauf, Verkauf, Instandhaltung und Projekte

  • Region: Basel, Schweiz

  • Datenquellen: Excel, SAP

  • Eingesetzte Technologie: QlikView

  • Projektlaufzeit: 200 Arbeitsstunden

Operational Excellence: Erfolgsfaktor operatives Reporting

Ausgangssituation

Aufgrund der guten Erfahrung mit der BI-Lösung plante der Dienstleister, auch das operative Reporting im Rahmen eines umfassenden Operational-Excellence-Programms in QlikView abzubilden. „Uns geht es im Rahmen dieses Programms um die kontinuierliche und dynamische Optimierung sämtlicher Prozesse und Systeme entlang der gesamten Wertschöpfungskette unter den Gesichtspunkt der Effizienz durch eine Fokussierung auf die Anforderungen der Kunden und einer Ursachen- statt Symptombehebung“, erläutert Jean-Philippe Bernard, Lean Project Manager / Business Applications Manager, Valorec Services AG. „In diesem Zusammenhang ist ein operatives Reporting unabdingbar, um die Produktivität und Wertschöpfung unserer Dienstleistungen steigern und ein Kostenbewusstsein auf allen Ebenen etablieren zu können. Unser Ziel war es, mit einem aussagekräftigen, unkomplizierten Reporting Mitarbeitern mehr Transparenz, Beherrschung sowie Controlling von betrieblichen und finanziellen Daten, Kosten und Leistungen zu ermöglichen.

 

Lösung

Als Projektpartner vertraute Valorec wie bereits in der Vergangenheit auf die Informatec Ltd.liab.Co., einen in der Basel-Area (Muttenz) ansässigen Qlik-Expertise-Partner mit Fokus auf Business-Intelligence-Lösungen für anspruchsvolle Kunden. In rund 200 Arbeitsstunden wurde die operative Reportinglösung konzeptioniert und in QlikView umgesetzt.Die Zusammenarbeit mit Informatec hat wie auch in unserem ersten gemeinsamen BI-Projekt sehr gut funktioniert“, betont Bernard. „Besonders schätzen wir die Verbindung aus BI-Kompetenz, einem hohen Maß an Verständnis für unsere Geschäftsprozesse und der partnerschaftlichen Art und Weise, in der wir das Projekt realisieren konnten.“

 

Einsatzbereiche und Nutzen

Aktuell nutzen rund 25 operative Leiter, Betriebs- und Projektleiter sowie Kostenstellenverantwortlichen aus den Bereichen Controlling, Einkauf, Verkauf, Instandhaltung und Projekte die QlikView-Applikation, um Kosten und die zugehörigen Verursacherpunkte zu identifizieren. Basis bilden mehrere Millionen Ist- sowie Plan-Datensätze der letzten sechs Jahre aus SAP. Die Anwender rufen beispielweise Informationen darüber ab, welche Kosten von welchem Instandhaltungsauftrag generiert worden sind: Welches Material wurde bestellt? Welche Dienstleistung wurde an wen beauftragt? Sind die Arbeiten geplant oder ungeplant?

Möglich sind zudem Periodenvergleiche. Darüber hinaus können Daten zu Kundenprojekten analysiert werden, etwa die Art des Auftrags, der Bearbeitungsstand und die Rentabilität.

Die Applikation

  • Valorec Operations Printscreen 1
  • Valorec Operations Printscreen 3
  • Valorec Operations Printscreen 4
  • Valorec Operations Printscreen 5
  • Valorec Operations Printscreen 6

Transparenz für die operative und strategische Ebene

Früher gab es in unserem SAP-System keine einzige Transaktion, die diese komplette Nachvollziehbarkeit ermöglicht hat“, erläutert Bernard. „Jetzt können wir mit wenigen Klicks vom Controlling zur Instandhaltung und zum Einkauf springen. Die Mitarbeiter im Betrieb können sich autonom, ohne dass sie eine Fachperson aus dem Finanzbereich anfragen müssen, über anfallende Kosten in ihrem Verantwortungsbereich informieren. Dadurch können sie einfacher und besser dafür Sorge tragen, ihre Budgetvorgaben einzuhalten und den Betrieb effizient zu führen. Sie benötigen weniger Zeit, um Informationen zu bekommen, und haben mehr Vertrauen in und Verständnis für diese Zahlen. Zusammenhänge, beispielsweise zwischen Bestellungen, Aufträgen und Kostenabrechnung, werden wesentlich klarer. Gleichzeitig werden die Abteilungen Einkauf, Finanzen und Controlling entlastet und können sich auf ihre Kerntätigkeiten konzentrieren, statt für die operativen Führungskräfte SAP-Daten per Excel auswerten zu müssen.“

 

Mit den vorhandenen Plan- und Ist-Daten sowie den historischen Daten aus den Vorjahren steht zudem eine aggregierte Informationsbasis zur Verfügung, mithilfe derer sich Betrieb und Finanzen im Rahmen der Budgetverhandlungen effizienter abstimmen können. „Bislang wurde gerade von den Betrieben die Budgetphase als Arbeitsbelastung empfunden. Durch den Einsatz von QlikView ist dieser Aufwand deutlich gesunken und die Akzeptanz den Bereich Finanzen und das Thema Kostenkontrolle betreffend ist deutlich gestiegen – bisherwar das eher eine Blackbox“, ergänzt Bernard.

 

Auch für den Jahresreview mit Lieferanten stellt das QlikView-basierte Reporting eine wichtige Wissensquelle dar.

 

Valorec profitiert von QlikView als einheitliches und standardisiertes Werkzeug für Analyse- und Reportinganforderungen auf sowohl strategischer als auch operativer Ebene. Durch den modularen und erweiterbaren Aufbau ist zudem eine hohe Investitionssicherheit gewährleistet.

 

Der Bedarf an performanten Reporting-Tools aus der Praxis und für die Praxis als Führungsinstrument hat stetig zugenommen – und das längst nicht mehr nur auf Finanz- und Controlling-Ebene, sondern auch im operativen Bereich“, so Bernard abschließend. „Mit QlikView steht uns ein anwenderfreundliches und leistungsstarkes Werkzeug zur Verfügung, um diesem Bedarf auf allen Ebenen gerecht zu werden. Durch den Einsatz der Lösung sind wir auf unserem Weg zur ‚Operational Excellence’ einen entscheidenden Schritt vorangekommen. Die Mitarbeiter haben erstmals eine transparente Sicht auf das, was sie durch ihre Arbeit erreicht haben. Und diese Transparenz ist eine starke Motivation, sich weiterzuentwickeln.“

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Zukunft

Künftig wird das Reporting auf weitere SAP-Module ausgeweitet. So sollen die in SAP CATS abgebildeten geleisteten Arbeitszeiten in QlikView analysierbar gemacht sowie buchhalterische Bereiche, etwa für rechtzeitige Zahlungsfreigaben, abgebildet werden. Darüber hinaus erfolgt eine kontinuierliche Verbesserung der produktiv genutzten Applikation analog des Feedbacks der Mitarbeiter aus den Fachabteilungen sowie eine Ausweitung der Verfügbarkeit auf weitere 25 Mitarbeitende.

 

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  • “Durch den Einsatz von QlikView sind wir auf unserem Weg zur ‚Operational Excellence’ einen entscheidenden Schritt vorangekommen. Die Mitarbeiter haben erstmals eine transparente Sicht auf das, was sie durch ihre Arbeit erreicht haben. Und diese Transparenz ist eine starke Motivation, sich weiterzuentwickeln.“

    – Jean-Philippe Bernard, Lean Project Manager / Business Applications Manager, Valorec Services AG

  • Jean-Philippe Bernard

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