Erfolgsgeschichte - Schweizerische Multiple Sklerose Gesellschaft

Der Kunde

Die Schweizerische Multiple Sklerose Gesellschaft ist die erste Anlaufstelle für Betroffene, deren Angehörige, Freiwillige, Fachpersonen und Ansprechpartner zu allen Themen rund um die Krankheit Multiple Sklerose (MS). Gegründet 1959, zählt sie heute 15'000 Mitglieder, wird von 75'000 Spendenden unterstützt und arbeitet in drei Zentren in Zürich, Lausanne und Lugano. Unter dem Motto „Damit es besser wird“ setzt sich die Schweizerische Multiple Sklerose Gesellschaft mit verschiedenen Beratungsangeboten, Dienstleistungen, Veranstaltungen oder finanziellen Leistungen für Betroffene und Angehörige ein. Weiter informiert und sensibilisiert sie die Öffentlichkeit über MS und unterstützt nutzenbringende Schweizer Forschungsprojekte zu MS mit namhaften Beträgen.

Herausforderung Fundraising

Die Schweizerische Multiple Sklerose Gesellschaft (Schweiz. MS-Gesellschaft) bewegt sich in einem stark umworbenen Spendenmarkt. Über 80 Prozent der Erträge stammen aus privaten Spenden. Entsprechend wichtig ist ein effizientes und professionelles Fundraising. Die Schweiz. MS-Gesellschaft wollte mittels einer geeigneten Software genauer wissen, welche Massnahmen wo und wie erfolgreich waren. Bisher behalf sich der Verein mit Standardauswertungen, Excel und viel Handarbeit.

"Mehr" wissen wollten die Mitarbeitenden der Organisation auch über ihre Klienten, sprich MS-Betroffene, und den ihnen gegenüber erbrachten Beratungsleistungen. "Wir konnten bis dato nur Standardauswertungen liefern, die mittels der jeweiligen Software-Produkte möglich waren", berichtet Hanspeter Hassler, IT-Mitarbeiter bei der Schweizerische Multiple Sklerose Gesellschaft. „Sobald systemübergreifende, komplexere Fragestellungen aufkamen, wurde es deutlich aufwändiger, Antworten zu finden.“

Gestiegen waren auch die Bedürfnisse der Geschäftsleitung in Bezug auf die Möglichkeit, schnellen Überblick über Controlling-Kennzahlen zu gewinnen.

Optimierungsbedarf hatte das Unternehmen zudem bei der Report-Erstellung: Die Schweiz. MS-Gesellschaft finanziert sich nicht nur aus Spenden, sondern erhält auch öffentliche Gelder des Bundesamtes für Sozialversicherungen (BSV). Über die Verwendung der Gelder respektive die gemäss des vereinbarten Leistungskatalogs erbrachten Dienstleistungen müssen Schweizer NPOs regelmässig Rechenschaft ablegen. Bislang war dies für die Schweizerische Multiple Sklerose Gesellschaft mit einem hohen Zeitaufwand verbunden, die erforderlichen Zahlen mussten mühsam aus verschiedenen Quellen zusammengesucht werden.

"Wir wollten eine effizientere Möglichkeit finden, Daten flexibel auszuwerten", fasst Hanspeter Hassler zusammen. "Als NPO müssen wir dabei ganz genau auf die Kosten achten. Wichtig war uns deshalb, eine Lösung zu finden, mit der wir weitestgehend eigenständig ohne externe, Zusatzkosten verursachende Unterstützung arbeiten können. Viele Lösungen sind in der Anschaffung zwar preislich sehr attraktiv, aber es fallen aufgrund der Komplexität hohe Folgekosten für die Weiterentwicklung an."

Durchblick mit Qlik

Überzeugt hat die Business Intelligence Software Qlik Sense mit der Anbindbarkeit verschiedener Datenquellen, unkomplizierter Bedienbarkeit, hoher Analyseflexibilität und Self-Service-BI-Fähigkeit.

Bei der Einführung der Lösung wurde die Schweizerische Multiple Sklerose Gesellschaft von Informatec unterstützt, einem auf Business-Intelligence-Lösungen spezialisierten Schweizer IT-Dienstleister, der mit den besonderen BI-Anforderungen von Nonprofit-Organisationen bestens vertraut ist: Informatec hat beispielsweise für die Heilsarmee Schweiz eine BI-Lösung für die effiziente Steuerung des Fundraisings und der zur Heilsarmee gehörenden Second-Hand-Shops brocki.ch entwickelt.

Success Story Heilsarmee Schweiz

Die Anbindung des CRM-Systems SEXTANT und der Fallführungssoftware CASEnet erfolgte direkt. Eingelesen werden innerhalb der beiden Lösungen vordefinierte Daten-Views.

Um Daten sowie bestehende Analysen aus ABACUS in Qlik zu transferieren, kam die von Informatec entwickelte Qlik Extension iVIEW for ABACUS zum Einsatz.

Für die Bereitstellung von Auswertungen in Berichtsform wurde die All-in-One Lösung Qlik NPrinting implementiert. Diese ermöglicht es, aus Qlik Sense-Apps Berichte zu erstellen und automatisch in verschiedenen Standardformaten wie PDF, Excel, Word, PowerPoint und HTML zu verteilen.

Projektrealisierung im Coaching-Verfahren

Dem Wunsch nach möglichst eigenständiger Weiterentwicklung kam nicht nur Qlik Sense mit der komfortablen Benutzer- und Entwicklungsoberfläche nach – auch Informatec sorgte mit Projektumsetzung im Coaching-Verfahren für einen gelungenen Knowhow-Transfer. "Wir sind jeden Schritt gemeinsam gegangen", berichtet Hanspeter Hassler. "Dadurch konnte ich direkt und praktisch mein Wissen ausbauen und bin jetzt in der Lage, die Lösung selber weiterzuentwickeln."

Inzwischen rufen 15 Mitarbeitende Informationen mit Qlik Sense ab. Zudem werden die Geschäftsleitung und Bereichsleitungsebene mit Berichten versorgt.

„Als NPO ist es für uns essenziell, so effizient wie möglich zu arbeiten. Qlik Sense ermöglicht es uns, Daten sehr viel unkomplizierter und schneller aufzubereiten. Wir können die Lösung eigenständig weiterentwickeln, es entstehen keine hohen Folgekosten durch ständigen externen Unterstützungsbedarf.“

Hanspeter Hassler, Informatik & Datenverarbeitung, Schweizerische Multiple Sklerose Gesellschaft

BSV Reporting auf Knopfdruck

Der jährlichen Berichtsverpflichtung gegenüber dem BSV kann die Schweiz. MS-Gesellschaft jetzt mit wenigen Klicks nachkommen: Informationen zur Anzahl der geleisteten Beratungsstunden nach Kriterien wie Fachgebiet, kantonale Zugehörigkeit der Klienten etc. lassen sich auf Knopfdruck abrufen. „Wir haben früher Wochen gebraucht, um alle Informationen aus den unterschiedlichen Datenquellen zu exportieren, in Excel zu verknüpfen und zu visualisieren“, erläutert Hanspeter Hassler. „Jetzt ist das binnen Minuten erledigt und durch den hohen Automatisierungsgrad ist auch die Zuverlässigkeit der Zahlen viel höher als beim vorherigen manuellen Verfahren." Hat das BSV Rückfragen, genügen wenige Minuten, um tief in die Daten einzutauchen und valide Antworten zu liefern.

Transparentes Fundraising

Die Fundraising-Aktivitäten des Vereins lassen sich in verschiedener Detailtiefe und aus unterschiedlichen Perspektiven analysieren. Die Organisation sieht genau, wann, wo und für welche Zielgruppe Aktionen erfolgten und welchen Ertrag sie gebracht haben. "Vergleiche zwischen aktuellen und Vorjahresperioden oder Kampagnen waren früher nur mit einigem Aufwand möglich", sagt Hanspeter Hassler "Jetzt lassen sie sich in Qlik Sense einfach abrufen und verständlich visualisieren. Die Transparenz ist deutlich gestiegen. Viele Mitarbeitende sehen jetzt erst, wieviel Wissenswertes in den Daten steckt – weil es einfacher möglich ist, Daten zu verknüpfen und aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten."

Kennzahlenkatalog aus ABACUS

Die Geschäftsführung sowie die Bereichsleitenden rufen jeden Monat einen Report über die wichtigsten betriebswirtschaftlichen Kennzahlen für das NPO-Controlling auf Basis von ABACUS-Daten ab. Bereit stehen KPI wie Erträge aus Spenden, Sponsoring und öffentlichen Zuschüssen, Administrations- und Reservequote, Soll-Ist-Vergleiche etc.

Zudem migriert das Unternehmen iVIEW for ABACUS auf iVIEW DATAFLOW, Informatecs fortschrittlichste Workflow-Automatisierungs-Engine für die Datenintegration und -verwaltung mit Qlik. Künftig will die Schweizerische Multiple Sklerose Gesellschaft Qlik Sense für Auswertungen für Abrechnungen mit dem BSV in den Bereichen Events wie Informationsveranstaltungen und Entlastungswochen für die Betroffenen einsetzen. Zudem sind weitere Auswertungen im Bereich der Beratung von MS-Betroffenen geplant. Ebenso sollen weitere ABACUS-Daten, etwa Personaldaten – in Qlik Sense bereitgestellt werden.