Microsoft Power BI Licensing Models

Explore the different Microsoft Power BI products and find a guide to choosing the right licensing model for your business.

Companies that choose Microsoft Power BI as a business intelligence solution should consider factors such as company size, the type and number of users when selecting the appropriate Power BI licensing model. Additionally, your functional requirements play an important role in choosing the right licensing model.

There are two distinct user groups: Employees who use Power BI to create and publish reports (report designers) and employees who use the finished data sets, reports and dashboards to analyse data (report consumers).

Microsoft Power BI

Every report designer needs at least one Power BI Pro license if they want to share reports with others. An exception is the free entry-level version, Power BI Desktop, which allows report creation for personal use.

Report consumers only need the free Power BI Desktop edition to view reports and dashboards if they are stored and shared on a Fabric Capacity (formerly Power BI Premium) (a type of virtual container). If this is not the case, report consumers will also need a Power BI Pro license.

 

Which Power BI licensing model do you need?

Microsoft Lizenzmodelle 2025

When selecting the licensing model, dedicated requirements should also be considered, such as development processes (e.g., version control), the desired method of deployment (cloud-based or on-premises), the need to work with Power BI on mobile devices, the size of the data to be processed in Power BI, and the need for features like AI / advanced analytics or paginated reports.

 

Power BI Nutzer

 

 

Overview of the different Power BI licensing models

  • Power BI licensing modelTarget groupOrganisational sizeAdvantagesLimitationsFurther information
    Power BI DesktopNewcomersIndividuals
    • Can be used free of charge
    • Extensive opportunities for data analysis and visualization
    • No sharing of data sets, reports or dashboards
    • No automatic update
    • No mobile use
    • No use of apps
    		MORE
    Power BI ProIndividual users and teams working together on data reportsSmall and medium-sized enterprises

    More features than Power BI Desktop:

    • Seamless collaboration in Workspaces
    • Dashboards can be shared
    • Paged reports
    • Predictable licensing costs
    • Automatic update
    • Monitoring and control of data access
    • App usage
    • Data storage capacity 10 GB per user
    		Each user needs a separate licenceMORE

    Power BI Premium per User / Fabric Capacity

     

    *certain features depend on the scaling level (F-SKU)

    		Many users with high BI requirementsLarge companies with many Power BI users or companies with high requirements or large volumes of data

    In addition to all the features of Power BI Pro

    • Better scalability and performance
    • Automated control of the development process
    • External management tools
    • Advanced AI functions
    • Data storage capacity 100 TB per capacity
    • On-premises deployment possible
    		Each report designer requires their own license; consumers do not need a licenseMORE
    Power BI EmbeddedOrganisations that want to use Power BI in third-party applicationsCompanies with custom-developed applications, ISVs
    • Power BI reports can be integrated into your own software applications
    • Power BI reports can be used by any number of users
    • Separate Power BI server in the cloud enables precise scaling of available resources
    • No own interface for evaluations
    • Power BI mobile apps and the Internet browser cannot be used for analyses
    • Report designers and administrators need an additional Power BI Pro licence
    • Can only be used when embedded in third-party applications
    		MORE

     

  • Weitere Informationen zu den einzelnen Power BI Lizenzmodellen

Power BI Desktop

  • Zielgruppe: Einsteiger
    Organisationsgrösse: Einzelpersonen
    Vorteile: 

    • Kostenlos nutzbar
    • Umfangreiche Möglichkeiten für die Datenanalyse und Visualisierung

    Beschränkungen: 

    • Keine gemeinsame Nutzung von Data Sets, Reports und Dashboards
    • Keine automatische Aktualisierung
    • Keine mobile Nutzung
    • Keine Nutzung von Apps

Power BI Pro

  • Zielgruppe: Einzelne Nutzer und Teams, die zusammen an Datenberichten arbeiten
    Organisationsgrösse: Kleine und mittlere Unternehmen
    Vorteile: Mehr Features als Power BI Desktop

    • Nahtlose Zusammenarbeit in Workspaces
    • Dashboards lassen sich teilen
    • Paginierte Berichte
    • Planbare Lizenzkosten
    • Automatische Aktualisierung
    • Überwachung und Steuerung des Datenzugriffs
    • Appnutzung
    • Datenspeicher-Kapazität 10 GB pro User

    Beschränkungen: Jeder Benutzer braucht eine eigene Lizenz.

Power BI Premium per User / Fabric Capacity

  • *bestimmte Features hängen von der Skalierung ab (F-SKU)

    Zielgruppe: Viele Anwender mit hohen BI-Anforderungen
    Organisationsgrösse: Grosse Unternehmen mit vielen Power-BI-Anwendern oder Unternehmen mit hohen Anforderungen oder grossen Datenmengen
    Vorteile: Zusätzlich zu allen Funktionen von Power BI Pro

    • Bessere Skalierbarkeit und Performance
    • Automatisierte Steuerung des Entwicklungs-prozesses
    • Externe Management-Werkzeuge
    • Fortgeschrittene KI-Funktionen
    • Datenspeicherkapazität 100 TB pro Kapazität
    • On-premises Bereitstellung möglich

    Beschränkungen: Jeder Berichtsdesigner  braucht eine eigene Lizenz. Konsumenten brauchen keine Lizenz. 

Power BI Embedded

  • Zielgruppe: Organisationen, die Power BI in Drittanwendungen nutzen wollen
    Organisationsgrösse: Unternehmen mit eigen entwickelten Anwendungen, ISVs
    Vorteile: 

    • Power BI-Berichte lassen sich in eigene Software-Anwendungen integrieren
    • Power BI-Reports können von beliebig vielen Anwendern genutzt werden
    • Separater Power BI-Server in der Cloud ermöglicht eine genaue Skalierung der verfügbaren Ressourcen.

    Beschränkungen:

    • Keine eigene Oberfläche für die Auswertung
    • Power BI Mobile-Apps und der Internetbrowser sind nicht für Analysen nutzbar
    • Berichtsdesigner und Administratoren benötigen eine zusätzliche Power-BI-Pro-Lizenz
    • Ausschliesslich eingebettet in Drittanwendungen nutzbar

Weitere Informationen zu den einzelnen Power BI Lizenzmodellen

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